Quoi de nouveau ?
Bien que la version 8 soit sortie il y a quelques semaines, nous avons ici le référentiel V9 du guide de lecture Qualiopi qui entre en vigueur.
Que pouvons-nous apprendre de ces changements ?
Le référentiel v9 est issu d’un nouveau décret
Cette nouvelle version du référentiel V9 fait suite au nouveau décret du 28 décembre 2023, découlant de la loi n° 2022-1587 du 19/12/2022, associé à la loi anti-fraude au CPF.
Ce décret renforce la régulation des recours à la sous-traitance, en imposant des obligations spécifiques dans les contrats entre donneurs d’ordre et sous-traitants. Ces contrats doivent désormais contenir des détails précis sur la mission confiée, l’intitulé, l’objectif et le contenu de la prestation, les moyens prévus, la durée, les modalités de suivi, d’évaluation et de sanction, ainsi que le prix et les modalités de règlement. Ces informations sont essentielles lors d’un audit en vue de la certification Qualiopi pour les sous-traitants, et leur absence pourrait entraîner un audit standard.
Qu’en est-il des financements de l’État ?
En outre, un plafonnement est instauré en proportion du chiffre d’affaires, explicite dans l’arrêté du 3 janvier 2024, et est fixé à 80% du chiffre d’affaires total. En d’autres termes, un organisme de formation est autorisé à sous-traiter jusqu’à 80% de son chiffre d’affaires via la plateforme Mon Compte Formation, tout en devant assurer lui-même au moins 20% de son chiffre d’affaires annuel.
Limite à respecter
Naturellement, la sous-traitance en cascade est formellement interdite, comme stipulé clairement dans le décret. Ainsi, si vous êtes sous-traitant pour une mission, il est impératif de ne pas déléguer cette mission à une tierce personne. Il est donc crucial de bien réfléchir avant de signer un contrat, évaluant attentivement la faisabilité de la mission.
La V9 met l’accent sur les sous-traitants
Le nouveau guide va au-delà du contrat en mettant en lumière les sous-traitants, avec des sections dédiées aux indicateurs 1, 2, 3, 5, 7, 9, 13, 16, 26, 28 et 30. Ces sections visent à soutenir les sous-traitants dans leur préparation à la certification Qualiopi. Par exemple, pour certains indicateurs comme le premier, le guide précise qu’il n’est pas applicable en cas d’intervention en sous-traitance (avec reconnaissance formelle dans le contrat par le certificateur). Pour les autres, comme l’indicateur 13, il est noté que l’organisme certificateur prendra en compte l’aspect prestation en sous-traitance lors de l’audit.
Une obligation de certification
Jusqu’à présent, les sous-traitant n’étaient pas tenus d’obtenir la certification Qualiopi, tant qu’ils possédaient une base de connaissances et suivaient les processus des donneurs d’ordre.
Cependant, avec le décret du 28 décembre 2023, cette tolérance n’est plus valable. Désormais, les sous-traitants ayant un chiffre d’affaires dépassant 77 700€ HT et n’étant pas soumis au régime micro-social doivent obtenir la certification Qualiopi pour poursuivre leur activité.
Des ajustements
Outre les modifications substantielles apportées au contenu, tant dans la version 8 que spécifiquement dans la version 9 pour la sous-traitance, notons une évolution dans la forme du guide de lecture. Par exemple, le glossaire est désormais placé à la fin du document. Ce changement n’est pas anodin, car il requiert de chercher les définitions qui étaient auparavant à portée de vue. Il est conseillé de bien assimiler ces définitions, car il est probable que l’auditeur s’y réfère.
Nota Bene
Les Nota Bene, à prendre strictement en compte et à intégrer dans le niveau attendu, fournissent des compléments souvent cruciaux pour répondre aux exigences. Il existe 4 types de Nota Bene :
- Des précisions sur les classifications de non-conformité, à lire en dernier pour éviter tout appréhension
- Une clarification pour quasiment tous les indicateurs, nécessitant une relecture attentive du guide de lecture pour identifier et comprendre les évolutions.
- De nombreux nouveaux éléments de preuves possibles, ouvrant la voie à d nouvelles démonstrations de conformité avec d’autres éléments en votre possession.
- La clarification de la définition d’un nouvel entrant, une information essentielle pour les nouveaux organismes.
- Une mention sur la conduite de l’audit et le comportement cible de l’auditeur, mettant en avant une logique d’adaptation*. Il est essentiel de bien cadrer et expliquer/présenter l’organisme de formation pour s’assurer d’une compréhension mutuelle avec l’auditeur.
- Un encadrement des périmètres des audits de surveillance, présent dans les textes complémentaires au guide de lecture.
* « l’appréciation (…) doit être proportionnée et cohérente avec les caractéristiques de la formation (formation courte ou longue, individualisée ou sur catalogue, certifiante ou non certifiante…) »
En conclusion,
Ainsi ces évolutions introduisent de nouvelles, informations, des précisions et des clarifications. Nous vous encourageons donc naturellement à approfondir votre compréhension à travers nos ressources. Nous vous tiendrons informés des implications de ces changements, notamment dans le contexte de l’audit de renouvellement.
